Si vous devez vous absenter pour des raisons familiales ou des obligations médicales, vous pouvez choisir de faire appel à un remplaçant pour assurer l’activité de votre cabinet. Avec organisation et méthodologie, vous pourrez passer le relais sereinement lors de votre absence de quelques semaines à quelques mois. Les objectifs? Préparer sa patientèle, bien informer son remplaçant sur le fonctionnement du cabinet et s’assurer que toutes les démarches administratives ont été respectées. 

Se faire remplacer constitue un risque de perdre certains patients. Pour le minimiser, il est très important de bien choisir le thérapeute qui va occuper vos fonctions pendant votre absence. En effet, en cas de congé maternité, de maladie, de vacances ou d’empêchement momentané, vous pourrez compter sur les compétences d’un thérapeute formé dans la même discipline de médecine complémentaire que vous et autorisé à pratiquer en tant qu’indépendant. Dans la majeure partie des cas, le thérapeute remplaçant fait déjà partie de vos relations professionnelles et vous êtes informé sur ses compétences et sa manière de travailler. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez solliciter les associations ou fondations (Association suisse en naturopathieASCAAssociation professionnelle suisse de médecine traditionnelle chinoiseAPTN…) qui détiennent des registres de thérapeutes ou éventuellement, via des petites annonces dédiées.

Pour la personne qui tiendra votre activité pendant votre absence, le remplacement peut être une excellente manière de débuter dans la profession et de découvrir l’exercice en tant qu’indépendant.

Relayer les informations sur la patientèle

Une fois votre remplaçant choisi, vous devrez statuer sur quelques questions logistiques: la patientèle viendra-t-elle dans son cabinet ou dans le vôtre? Quelle sera, approximativement, la charge de travail à accomplir? Une fois ces interrogations soulevées et résolues, il sera nécessaire de passer en revue les dossiers de chaque patient que le remplaçant sera amené à rencontrer. Ce dossier comprend toutes les pièces concernant le patient, notamment l’anamnèse, le résultat de l’examen clinique et des analyses effectuées, l’évaluation de la situation, les soins proposés et ceux effectivement prodigués. Bien sûr, il n’est pas question de lire entièrement tous les dossiers, mais de s’assurer qu’ils sont complets et actualisés. Lors de ce passage en revue de votre patientèle, vous pourrez ajouter des commentaires personnalisés qui ne sont pas obligatoirement consignés dans le dossier. 

Dans les premiers jours de votre congé, si cela est possible, il pourra se révéler bénéfique d’organiser des points téléphoniques avec votre remplaçant. Vous pouvez également fixer une visioconférence régulière pour évoquer les difficultés rencontrées. Ce soutien que vous apporterez à distance sera aussi bénéfique à votre remplaçant qu’à votre patientèle.

Informer ses patients de son départ

Comme vous le savez très probablement, il faut généralement un à trois ans pour développer sa patientèle. Ainsi, il est indispensable de bien la préparer à votre absence temporaire. Pour chaque patient, lors du dernier entretien avant votre congé, tenez un discours informatif et rassurant. N’hésitez pas à donner des détails sur le profil professionnel de votre remplaçant. Pour ceux qui auraient besoin d’être rassurés davantage, vous pouvez préciser que vous suivrez à distance le fonctionnement du cabinet et que votre remplaçant sera en contact étroit avec vous afin de s’assurer que les soins se déroulent dans les meilleures conditions possible.

Les formalités administratives

En Suisse, les questions de santé relèvent de la compétence des 26 Cantons, d’où un manque d’uniformité parfois. Il est toutefois stipulé dans les textes législatifs relevant de tous les cantons que «Une personne qui pratique sous sa propre responsabilité une profession de la santé peut se faire remplacer temporairement à son lieu de travail pour cause de formation, vacances, service militaire, congé de maternité ou pour raisons de santé». 

En pratique, chaque canton est libre de décider si le thérapeute remplacé doit informer le département (médecin cantonal) et obtenir son autorisation. Pour un ostéopathe ou un praticien de massage médical basé dans le canton de Vaud ou le canton de Genève, il est stipulé par exemple que «Les personnes autorisées à exercer une profession de la santé et désirant se faire remplacer doivent en obtenir l’autorisation du département. Le remplaçant doit être titulaire d’un diplôme agréé par le département.» 

Pour plus de tranquilité et grâce aux conseils avisés d’un avocat, vous pouvez rédiger un contrat de remplacement qui fixe les règles et sert de référence en cas de litige. Ce contrat doit contenir les éléments suivants: nom et prénom des parties, durée du remplacement, montant de la rétrocession d’honoraires et clause de conciliation en cas de litige. Aussi, vous pouvez étendre votre assurance responsabilité civile professionnelle (RC pro) pour l’engagement d’un remplaçant. 

Renseignez-vous auprès de votre compagnie d’assurance pour connaître les modalités et montants de cette extension de RC pro. Enfin, assurez-vous, avant de vous absenter, d’informer vos partenaires commerciaux et vos fournisseurs de matériel et de services, d’adapter l’inscription Google, le site web et de transmettre automatiquement vos courriers électroniques professionnels et vos messages de répondeur téléphonique.Vous pourrez alors vous absenter l’esprit serein!

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